Tietosuojaseloste: Jäsenrekisteri
Päivämäärä: 20.1.2019
| 1
Rekisterin pitäjä |
Helsingin Kuurojen Urheiluseura HERO ry
|
| 2
Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa |
Jäsenkirjuri |
| 3
Henkilötietojen ryhmä |
Jäsenrekisteri
|
| 4
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus |
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa. Tarvittavien henkilötietojen käsittely on välttämätön edellytys jäsenrekisterin ylläpidon suorittamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yksityisen henkilön yhdistyksen jäsenyys.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on: – Jäsenpalvelut – Jäsenviestintä – Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen – Varainhankinta
|
| 5
Rekisterin tietosisältö |
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja: – rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka – syntymäaika – rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot – jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto) – luottamustoimet järjestössä – ansiomerkit – jäsenmaksutiedot
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
|
| 6
Säännönmukaiset tietolähteet |
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Muita tietolähteitä voivat olla esimerkiksi Suomen Kuurojen Urheiluliiton jäsenrekisteri ja kilpailujen/turnausten keräämät osallistujatiedot.
|
| 7
Tietojen säännönmukaiset luovutukset |
Yhdistys voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa.
Yhdistys luovuttaa tarvittaessa kattojärjestölleen Suomen Kuurojen Urheiluliitolle tietoja yhdistyksen luottamushenkilöistä/jäsenistä ja heidän yhteystietonsa Suomen Kuurojen Urheiluliiton jäsenrekisterin ylläpitoa varten.
Yhdistys luovuttaa kattojärjestölleen Suomen Kuurojen Urheiluliitolle henkilötietoja ansiomitalihakemuksissa (kerättävät tiedot: henkilön etunimi, sukunimi, entinen sukunimi sekä yhdistystoiminnassa kertyneet kokemusvuodet ja tehtävät).
|
| 8
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle |
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle. Poikkeuksena näiden alueiden ulkopuolelle suuntautuvat kilpailu-/turnausmatkat, joissa mahdollisesti tarvitaan osallistujien henkilötietoja. Jos henkilötietoja tarvitaan, niin luovutamme vain tarvittavat ja perustellusti pyydetyt henkilötiedot.
|
| 9
Rekisterin suojauksen periaatteet |
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu seuraavasti: Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
|
| 10
Rekisteröidyn oikeudet |
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
|
| 11
Yhteydenotot |
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
|
| 12
Tietosuojaselosteen muutokset |
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.
|